Les entreprises privées ne sont pas seules à être astreintes à l'obligation d'archivage. Les villes françaises doivent elles aussi conservées des documents, notamment ceux qui sont produits par la mairie et les services de la mairie.
Les archives communales permettent en effet de retracer l'histoire, mais elles sont aussi la garantie d'une bonne gestion de la commune. Mais comment se fait l'archivage dans ce cas? Nous vous apportons des éléments de réponse.
Le cadre réglementaire de l'archivage
L'archivage des documents des villes de France doit se faire dans le respect du cadre réglementaire y afférent. Les archives des mairies sont considérées comme étant des archives publiques et elles sont de ce fait inaliénables et imprescriptibles. Toute élimination doit en conséquence faire l'objet d'un visa du directeur des archives départementales.
Si chaque mairie est obligée de conserver ses archives de manière confidentielle et doit l'inclure dans ses dépenses, il existe toutefois une exception pour les communes de moins de 2000 habitants. Elles peuvent déposer certains documents au niveau des archives départementales, notamment les documents d'état civil ayant moins de 150 ans et les autres documents d'archives ayant plus de 100 ans.
Le tri et le classement des documents d'archivage
Il est indispensable de procéder au tri et au classement des documents qui appartiennent à une ville. C'est d'autant plus important qu'il faut éviter l'engorgement des lieux de stockage. Il faut alors pouvoir distinguer les documents qui pourront au terme d'un certain délai être détruits et ceux qui sont définitifs. Ce travail peut être fait par le personnel de la mairie, mais il n'est pas interdit de faire recours aux services d'un prestataire comme
archiveco.fr.
Spécialiste de l'archivage agréé, il est doté de l'expérience et de l'expertise nécessaires pour une gestion documentaire optimale. Il dispose par ailleurs d'une bonne maîtrise du cadre de classement des archives qui est commun à toutes les villes de France. Faire recours à ses services constitue en outre un gain de temps. Ce n'est pas en conséquence un hasard si la mairie de Paris renouvelle sa confiance à ARCHIVECO pour la gestion de ses archives.
La conservation, point clé de l'archivage des documents des villes
La conservation des documents est le point clé de l'archivage. Ces derniers doivent être stockés en sécurité et accessibles rapidement au besoin, notamment si un particulier souhaite les consulter. S'il est possible de faire recours à un prestataire extérieur pour le tri et le classement de toutes les archives, seules les archives qui sont éliminables à terme peuvent être conservées dans les locaux appartenant au prestataire.
Avec l'avènement de l’archivage numérique et ses avantages en termes de gain de temps et d'accessibilité simplifié, la conservation des documents peut désormais être électronique. Parmi les techniques de stockage présentées dans
cet article préférence est donnée à un système de gestion informatisé en mode SaaS. Modulable et personnalisé pour correspondre aux besoins de l'utilisateur, cette formule permet de disposer rapidement des données aussi bien numériques que physiques.
L'archivage des documents des villes de France n'est pas très différent de celui des entreprises dans sa mise en œuvre. Respect des normes, tri, classement et conservation restent les maîtres mots pour permettre à la collectivité de gérer de manière optimale le flux important de documents qui sont de sa responsabilité.
